Yönetim genel olarak beş ana başlıkta tanımlanıyor. Bu alanlar sırasıyla,
Planlama.
Organizasyon Kurma.
Yönetme – Yönlendirme.
Koordinasyon.
Kontrol.
Bu sıralamayı yolu idari bilimlerden geçmiş bütün İnsanlar mutlaka bilirler. Bununla beraber, Organizasyon Kurma yönetimin en ciddi ele alınması ve tüm adımlarının büyük bir titizlikle belirlenmesi gereken fonksiyonlarından biridir.
Organizasyon yapısı bir işletmenin yalnız teorik bir örüntüsünden ibaret olmayıp, aynı zamanda işletmenlerin amaç ve hedefleri istikametinde kendilerini gerçekleştirmesi ve sistemsel bir dinamiğe sahip bulunabilmeleri yönünden yolculuğun sağlam temellere yerleşmesi manasını taşıyor.
Peki. Bu sürecin özelliklerini gözeterek oluşumunu nasıl sağlayabiliriz? Dediğimizde şu hususlara öncelikle bir bakmamız gerekiyor.
1-Organizasyonun amacı ve görevleri nelerdir?
2-Belirlenen amaçlar için hangi hedeflere ulaşmak gerekiyor?
3-Bu hedeflere hangi faaliyetleri izleyerek ulaşabiliriz?
4-Hangi kaynaklara ihtiyacımız bulunuyor?
5-İhtiyaç duyulan kaynakları nasıl temin edebiliriz?
6-Organizasyonumuzun yapısı ve işleyişi nasıl olmalı?
7-İş ve görev tanımları nasıldır?
8-Delagasyon örüntüsü ne şekildedir?
9-İşletme manifestomuzu oluşturduk mu?
10-Organizasyonun iletişim kanalları etkili şekilde kuruldu mu?
Gibi sorulara öncelikle cevap aramamız gerekiyor.
-Organizasyonun amacı ve üretim faaliyetleri nelerdir?
Bu kapsamın tam ve doğru şekilde belirlenmesi, işletmenin hareket kabiliyetini ve başarısını belirleme bakımından organizasyon kurmada birinci önceliğe sahip. Bu bakından ilk iş olarak;
İş analizi yapılmalı.
Bütün iş analizi teknikleri devreye alınıp işletilmeli.
İşletmenin varlıklar envanteri düzenlenmeli.
- Maddi varlıklar(Nakit, tahvil vb,).
- Maddi olmayan varlıklar (İnsan kaynağı, Fikri sermaye, Müşteri kaynağı, Beşeri –İtibari sermaye).
- Fiziki varlıklar Bina, arsa, araç vb.).
- Varsa doğal varlıklar.
İş analizinden sonra oluşacak görevler çerçevesinde bu görevleri ikame edecek personel, yani İnsan Kaynağının yapısı hem nitel hem de nicel olarak belirlenmeli.
Belirlenen görevler doğrultusunda işletmenin Unvan Sistematiği oluşturulmalı.
Daha sonrasında ise hemen bu veriler ışığında iş ve görev tanımları her bir unvan ve görev bazında çıkarılmalı.
Personelin yetkinlik haritası ve dolayısıyla, her bir unvan ve görev için ayrı ayrı olmak üzere;
Temel yetkinlikler.
Teknik yetkinlikler.
Yönetsel yetkinlikler.
Ayrı ayrı bölümlendirilmesiyle tayin edilmeli ve bu görevler için öngörülecek yetkinlik piramidin dağılımı işaret edilmeli.
İşin gerçekleşmesi esas alındığında her bir göreve/ unvana ne derece operasyon el, ne derece alan bilgisi-teknik ve ne derece liderlik-karar alma yetisine ihtiyaç duyulacağı iş ve görev tanımları formlarına mutlak işaret edilmeli.
Süreç haritası çizilmeli. Ana süreçler, alt süreçler belirlenmeli.
Süreç sorumluları ve süreç sahipleri atanmalı.
Sorumluluklar ve yetkilerin dağılımı sağlanmalı.
İşletmenin Kurumsal değer önermeleri benimsenip uygun araçlarla deklarasyon yapılmalı.
İşletme Tarihçesi ve iş deneyimleri gözden geçirilmeli.
-Belirlenen amaçlar için hangi hedeflere ulaşmak gerekiyor?
Ne demişler? Nereye gideceğinizi bilmiyorsanız hangi yoldan gideceğinizin ne önemi var? Yani öncelikle amacımızı ve bu amaca ulaşmamız için hangi hedefleri yakalamamamız gerektiğini çok iyi bilmemiz gerekiyor.
Bu başlıkta bir diğer husus Performans Programımızı hazırladık mı? .
Paylaşmak sevgidir, berekettir.