Öteden beri yabancı olmadığımız bir kavram plan ve planlama. Bu başlıkta konuyu detaylandırmadan önce plan nedir? Planlama nedir? Dediğimizde önce hepimizin aklına bu konunun bir bireyle ve duruma göre de ekiplerle olan yanı, ikincisi organizasyonlarla ilgili tarafı olduğu biliniyor.
Bildiğimiz gibi İşletmelerin genel işleyişine yönelik olarak İdari Bilimlerde yönetimin alt bileşenleri şu sıralama ile yerleşmiştir.
1-Planlama.
2-Organizasyon.
3-Yönetme, yönderlik.
4-Koordinasyon(Eş güdümleme).
5-Kontrol.
6-Benim görüm olarak da bugün eklenen Değişim Yönetimi
Bu temel yaklaşım üzerine tüm kuruluşların ve iş organizasyonlarının sektörel durumuna göre oluşturulan idari sistametikleri yanında, iş süreçlerinin akışı, yönetim yapılarının fonksiyonel durumu ve idari işleyişlerine ait örüntüleri ayrı ayrı şekillenmektedir.
Bununla beraber, her adımın bir ilki yani temeli söz konusudur. Temel ise binayı bütünüyle taşıma özelliği bakımından en elzem gereksinimdir. Temel doğru yapılanır ve sağlam kurulursa sonrası, binanın inşasında işin detay kısmından ibaret olacaktır.
Aksi durumda yani temel zayıf veya yeterli kapasiteye sahip değilse ne yazık ki üstüne ne kadar üstün mimari özellikler kullanılırsa kullanılsın, ne derece işin ehli-mahir ustalarca da bundan sonrası ele alınsa da binanın devamı ümit taşımayacaktır.
; İşte konu yönetim ve yönetsel fonksiyonlar ve faaliyetler olunca, bu durumdaki temel ise, kuşkusuz yönetimin temeli niteliğinde olan Planlama aşaması olacaktır.
Planlamanın önemine bu değerlendirmeyle dikkat çektikten sonra, Planlama nedir? Etkili Planlama nasıl yapılabilir gibi bölümlere ayırıp bu konuyu inceleyecek olursak,
Planlama Nedir?
İşletmede yapılacak her tür planlama çalışmasına gelince;
Öncelikle işletmenin amacı
Hedefi
Kaynak kapasitesi
Temel ve alt süreçler
Süreçlerin süre kısıtları
İş analizi
İş gören ihtiyacının her bir pozisyon için oluşturulacak profil tanımı ve yetkinlikler bazında tespiti
İşletme organizasyon yapısı
Organizasyonun iş görev dağılımları
İşletme geçmişinde yer alan deneyimler
Önceki dönemlerin mali gerçekleşme raporları
Önceki dönemlerin idari gerçekleşme durumları
Yasal zorunluluklar, sınırlamalar
İşletmenin prensipleri ve paradigma yaklaşımları ile bunların mevcut durumdaki dönüşümleri
Beklentilerin belirlenmesi böylelikle, organizasyonun bütünüyle ve sürekli olarak çevresiyle uyumunu ve öngörülmeyen değişimlerin kontrol altına alınıp gelişimin sağlanması bakımından uyumlu faaliyetlere ve bütünsel çabalara dönüşmesi (işletme stratejisi) için, yukarıda saydığımız herbir konu başlıklarında yapılacak tespit ve değerlendirmelerin ise,
– Birey
– Takım-ekip
– Görevler çerçevesine indirgenip, tekrar birleştirilmesi en minimum ölçekli planlamanın adımlarıdır diyebiliriz.
Ancak bu tabloyu bir puzzlenin parçaları gibi tek tek ele alıp işleyerek, doğru eşleştirmeden hiçbir parçanın kendi aslından başka bir parçayla ikame edilemeyeceği gerçeğini göz önünde bulundurarak dikkatlice, hassas ve oldukça sabırlı biçimde tıpkı bir el sanatı özeniyle emeğimizle ve de doğruca işlemeden hiç bir planın başarıya ulaşması beklenemez.
Mesela bir seyahat yapmak için öncelikle nelere ihtiyaç duymayız ki, hangi yolla (hava, kara, deniz, raylı sistem yoluyla mı) ? Hangi gün, hangi saatte hareketin başlayacağı, hangi firma veya kuruluşun aracılığıyla bu seyahatin yapılacağı, mola durumu. Ara yollar için hangi şekilde bağlantı sağlanacağı (ulaşım servisi, özel araç vb.) gibi bir dizi yol ve yöntem bu yolculuk için öncelikle belirlenmeli. Ha bu arada planlama iyi olacak, ancak başarılı olması içinde uygulama adımları aksatılmadan izlenip yerine getirilecek. Planladığımız araca hareket saatinde yetişmeyi de planlayabilmeliyiz. İlk hareket saatine yetişemediysek başarısızlığı planlamadan çok uygulama adımlarımızın gerçekleşmemesi, yani işin taktik değil de uygulama ayağından kaynaklı olacağını bilmeliyiz. Kısaca planın başarısı için uygulamalar mutlaka benimsendiği üzere takip edilip aksatılmaksızın gerçekleştirilebilmelidir. Bütün planlar işin taktik kısmıdır. Önemli olan ise planı uygulayıp gerçekleştirmeye dönük özen, dikkat boyutunda olacaktır.
Bir başka deyişle Planlama ancak harita olabilir, arsanın veya arazinin kendisi olamaz. Dolayısıyla işin bu tarafı en baştan bilinmelidir. Aslında planlama, amaçların ve bu amaçların elde edilebilmesi için gerekli olan eylemlerin belirlenmesi sürecinden ibarettir.
Planlama süreci tıpkı iş analizinde olduğu gibi, bir nevi bilgi toplama ve güçlü data oluşturup enformasyon sağlamaya yönelik olması itibariyle yönetimin en temel aşamasını oluşturuyor. Bu bakımdan yazının başında da vurguladığımız üzere planlama yönetimin temel taşı kıymetindedir.
Etkili Planlama nasıl yapılabilir?
Etkin Planlama;
-Geçmiş bilgilerin analizini,
-Mevcut durum içinde karar verilmesini ve
-Geleceğe dönük karar verilmesini gerektirir.
PLANLAMANIN ÖZELLİKLERİ
- Planlama, kaynakların verimli bir biçimde kullanılmasını sağlar.
- Planlama, bir seçim sürecidir.
- Planlama, bir karar sürecidir.
- Planlama, geleceğe dönük bir süreçtir.
- Plan, esnek ve dinamiktir.
Planları özellikleri ( kullanım, nitelik, süre, kapsam) bakımından değişiklik gösterir.,
Bir kerelik, Stratejik, Kısa, Özel, Sürekli, Taktik, Orta, Genel, Uzun vb. gibi.
- Belirli veya tek bir durum için ihtiyaç duyulan planlar bir kerelik (tek kullanımlık) planlardır. (Örn. bir şirketi satın almak için hazırlanan plan) Tekrar tekrar kullanılan, örgütte sürekli gerçekleştirilen işlere yol göstermek için kullanılan planlar ise sürekli planlardır.
- Stratejik planlar örgütün ne yapması gerektiğine, taktik planlar ise bunların nasıl yapılacağına odaklanır.
- Bir yıldan daha kısa süreyi kapsayan planlar kısa süreli, 1-5 yıl arası orta süreli ve 5 yıldan daha uzun süreyi kapsayan planlar uzun süreli planlardır.
- Örgütün tamamına ilişkin planlar genel planlar, örgütün belirli bir bölümüne yönelik planlar özel planlardır.
PLAN TÜRLERİ
- Amaçlar: Amaçlar, işletme faaliyetlerinin kendilerine yönlendirildiği sonuçlardır. İşletmenin hangi yöne gideceğini gösterirler. Ulaşılmak istenen son noktadır. Amaçlar, planlamaya temel oluşturmanın yanı sıra, tüm yönetim işlevlerinin düzenlenme ve çalıştırılma nedenidir.
- Politikalar: Politika, bir faaliyet veya eylemde yol gösterici ilkeler ve bunlardan doğan kurallar dizisidir. Hem üstlerin, hem de çalışanların davranış ve tutumlarını kolaylaştıran, işletmenin resmi tutumudur. Belirli durumlarda uygulanacak hareket tarzlarını gösterir. Örneğin, “işletmeye yüksek öğrenimli eleman alma” bir personel politikası, “müşteri her zaman haklıdır” ilkesi bir pazarlama-satış politikasıdır.
- Prosedürler: Hedefe olaşmak için adım adım nasıl hareket edileceğini, birbirini izleyen hangi işlerin görüleceğini belirtir.
- Stratejiler ve stratejik planlar: Stratejik plan, işletme ve çevresi arasındaki ilişkileri analiz ederek, amaçları ve bunlara ulaşmanın yollarını belirler. İşletmenin hangi alanlarında faaliyette bulunulacağı, hangi hareket tarzları ile ve hangi kaynaklarla amaçlara ulaşılacağı, kaynakların nasıl tahsis edileceği gibi en temel konuları kapsar. İşletmenin büyüme ve gelişme yollarını gösteren, tepe yönetimin karar alanına giren uzun dönemli planlardır.
PLAN TÜRLERİ
- Bütçeler: Bütçe, beklenen sonuçların sayılarla açıklanmış şeklidir. Plan veya programlar, bütçelerde para, miktar vb. birimlerle ifade edilir. Üretim bütçesi, satış bütçesi, nakit bütçesi, yatırım bütçesi gibi pek çok çeşidi vardır.
- Programlar: Program, bir amacın gerçekleştirilmesi için gerekli aşama ve adımları (işleri), bunların her birinden sorumlu olan kimseleri ve her aşamanın süresini belirleyen bir ayrıntı planıdır; dolayısıyla kısa süreli planlardandır.
- Projeler: Projeler, genel bir programın diğerlerinden oldukça kesin bir şekilde ayrılan bir bölümüdür. Daha çok araştırmaya dayanan özel nitelikli ayrıntı planlarıdır.
PLANLAMA SÜRECİ AŞAMALARI
- AMAÇLARIN SAPTANMASI: Planlamada ilk hareket noktası, işletmenin birincil amaçlarının (ana hedefler) ve ikincil amaçlarının (yan hedefler) açık seçik biçimde belirlenmesidir. Örneğin, bir işletmenin karını en yüksek düzeye çıkarmak istemesi birincil amacı, etkin bir pazarlama ve üretim bölümünün kurulması ise ikincil amacı olabilir.
- OLANAKLARIN ARAŞTIRILMASI: Saptanan amaçlara ulaşmak için işletmenin, iç ve dış çevresinde araç, gereç, malzeme, para, bilgi, beceri açılarından ne gibi olanaklara sahip olduğu araştırılır.
- SEÇENEKLERİN BELİRLENMESİ VE KARŞILAŞTIRILMASI: Amaca yönelik bütün seçenekler belirlenir ve ayrı ayrı değerlendirilir. Daha sonra bu seçenekler birbiriyle karşılaştırılır.
- EN UYGUN SEÇENEĞİN BELİRLENMESİ VE PLANIN YAPILMASI: Yapılan araştırma ve incelemelerin ışığında bir karara ulaşılır. Bu karar, belirlenen seçeneklerin karşılaştırılmasıyla amaçlara en uygun düşenin seçilmesi olabileceği gibi, plandan vazgeçme ya da erteleme biçiminde de olabilir. En az emek, harcama ve zamanı gerektiren seçenek en uygun olanıdır.
PLANLAMANIN YARARLARI
- Planlama, yöneticinin gelecek için şimdiden düşünmesini, hazırlıklı olmasını ve saptanan amaca doğru yöneltilmesini sağlar.
- Zaman, işgücü ve sermaye gibi kaynakların daha rasyonel ve ekonomik biçimde kullanılmasını sağlar.
- İşletme faaliyetlerinin uyumlu bir biçimde yürütülmesini sağlar.
- Yetki göçerimini (devrini) kolaylaştırarak yöneticilerin zamandan tasarruf etmelerine, yetki ve sorumluluklarının belirlenmesine yardımcı olur.
- Etkili bir denetim için gerekli olan standartları sağlar.
- Ani değişikliklere karşı hazırlıklı olma imkanı verir.
PLANLAMANIN SAKINCALARI
- Planlama, önemli sayılabilecek zaman ve enerji harcamalarını gerektirir. Amaca uygun bir planın hazırlanması için maliyeti oldukça yüksek olan yetenekli uzmanlara, birçok araç-gerece ve geniş bir zamana ihtiyaç vardır.
- Hiç plan yapılmaması, yapılan planın kapsam ve süreç bakımından hatalı ya da eksik olmasından daha iyidir.
- Yöneticilerin dikkatlerini gereğinden fazla geleceğe çevirmeleri, içinde bulundukları mevcut durumu ihmal etmelerine yol açabilir.
- Planlama, planı uygulayan kişilerin girişim potansiyelini köreltebilir.
İYİ BİR PLANIN ÖZELLİKLERİ
- Plan, açık, net ve gerçekleştirilebilir bir amaca yönelik olmalıdır.
- İşletmenin iç ve dış koşullarına uyum gösterebilecek bir esnekliğe sahip olmalıdır.
- Planın hazırlanması ve uygulanması, kaynaklar ve zaman açısından ekonomiklik ilkesine dayanmalıdır.
- Plan, optimal (en uygun) bir süreyi kapsamalıdır. Uzun süreli planlarda, gelecek olayları doğru bir biçimde öngörümleme olanakları oldukça kısıtlı olduğundan, hata yapma olasılığı daha yüksek olur. Kısa süreli planlarda ise, uzun dönemdeki gelişmelerin ihmal edilmesi veya planlamanın yararının azaltılması söz konusu olabilir.
- Planların hazırlanması için harcanacak zaman da önemlidir. Hızlı değişimlerin görüldüğü durumlarda sürekli kararlar almak gerekir. Gerekli inceleme ve araştırma yapılmadan alınan hızlı kararlarda, yanlış yapma olasılığı daha fazladır. Bu yüzden planlarda, hız ile doğruluk derecesi arasında uygun bir denge kurulmalıdır.
- Planlama, işletmenin çeşitli kademelerine yayılmalıdır. Alt kademelerde daha ayrıntılı ve kısa süreli planlar hazırlanmalı; üst kademelere çıkıldıkça planlar daha genel ve uzun dönemli olmalıdır.
Planlamanın başarıya taşıması bakımından anahtar noktalar:
- Planlama bir zorunluluk olarak değil de bir gereklilik olarak görülmelidir.
- Planlamanın bir ruhu olmalı, yani uygulayıcılar tarafından kabul görmeli, kapsadığı uygulayıcılar bu yol haritasını samimiyetle benimsenmeli ve istekle izlenmeli ve takip etmeli.
- Benimsenen yol haritası ve faaliyetler titizlikle uygulanmalı.
Netice olarak; değişimi yönetebilmemiz ve değişimin önündeki en büyük engel durumundaki, karşı koyuş (direnç) ile başa çıkmak, ancak böyle etkili bir planlamanın sonucunda: hayal edilip, tasarlanan ve muntazaman uygulanabilen güçlü bir plan marifetiyle mümkün olabilecektir.
Paylaşmak sevgidir, berekettir.
Kaynak:
http://kisi.deu.edu.tr/feyza.tekinbas/ erişim tarihi 27.01,2020