Zaman Yönetimi: Zamanı mümkün olduğunca etkin ve etkili bir biçimde kullanma ve denetleme sistemidir.
Zaman doğru yönetilemiyorsa hiçbir şey doğru yönetilemiyor demektir.
“En eşsiz ve en kıt kaynak” (Peter Druker)
Zaman Nedir?
- Zaman; Yerine konması, geri döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan bir kaynaktır.
- Atılan ok, ağızdan çıkan söz ile birlikte geriye dönmesi mümkün olmayan üç şeyden birisidir zaman.
- ‘En önemli şeyler, asla en önemsizlerin insafına bırakılmamalıdır’ Goethe.
Zaman Yönetimi Deyince Ne Anlarız?
- Zamanı yönetmek konusuna geçmeden, Yönetim nasıl bir iş ve içinde hangi fonksiyonları barındırıyor? (Henry Fayol) Öncelikle buna bir göz atmalıyız.
- Planlama
- Organizasyon kurma
- Yönetme/ Yönderlik
- Koordinasyon
- Kontrol ve rehberlik.
- En önemlisi bugün Değişim Yönetimi.
Yönetmek Önce Nereden Başlar?
Yönetim denilince kuşkusuz öncelikle,
Kendini Yönetmek.
‘Kendini yönet, dünyayı yönetecek gücü bulabilirsin.’
EFLATUN
Duyguları Yönetmek.
İlişkileri Yönetmek.
Değişimi Yönetmek
ZAMANI YÖNETMEK.
Öncelikli noktalar olarak karşımıza çıkıyor. Ayrıca zamanımızı etkili kullanamazsak sevdiklerimizin zamanından çalacağımızı aklımızdan çıkarmamalıyız.
Ayrıca ve de en önemlisi;
Bir sorunu çözerken, yeni bir soruna yol açmadan ilerlemeli.
Zamanı Etkili Yönetmek Ne Demek?
İş ortamı için en etkili zaman yönetimi cümlesi nedir? Eve iş taşımamam ve Duru bir zihin. İş ve özel yaşam dengesini sağlayabilmek, bunun mümkün olabilmesi içinde; öncelikle kendimizi tanımalıyız.
Etkili zaman yönetiminde Malzemeler Neler?
-Kişisel irademiz.
-Sorumluluk alanımız.
Zaman aralığı.
Burada önemli husus: iş ve özel yaşam dengesi.
-Sağlık.
-Sevdiklerimiz (Aile, eş çocuk, arkadaşlarımız)
-Varlık(Faturalarımız)
-Hobilerimiz.
-Beşeri sermayemiz Sürekli okuma, mesleki okumalar.
Zaman Yönetimi İçinde Yer Alan Unsurlar;
Kendimizi iyi tanımalıyız ve analiz etmeliyiz. Örnek: Karpuz – koltuk sorunsalı veya karpuzun büyüklüğü. (Kapasite anlayışımız önemli).
Öncelikleri belirlemek, her işin ilk adımı olmalı.
Bir sonraki adımı düşünerek hareket edilmeli.(Stephen, Covey: Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı)
Hızlı gitmek istersek yalnız, uzun bir mesafeye ulaşmak gerektiğinde ise yanımızda arkadaş bulundurarak ilerlemeliyiz.
Varmak istiyorsak yavaş ilerlememiz lazım.
Yön yanlış ise hızlı gitmenin ne kıymet-i harbiye’si var.
Zaman Yönetiminde Anahtar Noktalar Nelerdir?
– İş yaşamında ister operasyonel , ister süreç sorumlusu veya süreç sahibi olun, kritik aşamalarda bu durumu üstünüze mutlak paylaşın.
– Mutlaka planınız olmalı.
– Planımızın genel çerçevesi ise şöyle olmalı;(Gün/hafta/ay/yıl ölçeğinde mesaiyi nasıl kapatalım)
– Hedeflere ulaşarak.
– Az iş bırakarak.
– Erteleme’den.
– Odak daima İnsan olmalı.
– Öğrenmiş/öğretmiş ve duru bir zihinle.
Zaman yönetimi için önce toplantı yönetimi.
Toplantı çalışma yaşamı içerisinde kuşkusuz çok yer tutan bir olgu olmakla beraber, birçok durumda da güçlü yönetim araçlarından biri olarak karşımıza çıkmaktadır.
Bir organizasyonda bazen tanışma amaçlı, bazen bir konuyu ve projeyi iyice anlaşılır kılmaya yönelik, bazen oluşan sorunlar için çözüm arayışına yönelik bilgi ve görüş alış verişi, beyin fırtınası, sinerji için, bazen bir konuda ortak akıl veya yeni fikirlere zemin sağlamak maksatlı, çok genel olarak da yönetimsel koordinasyon sağlamak, bazen genel durum değerlendirmesi ile sorun ve çözüm önerilerinin tespiti bakımından rutin kontrol enstrümanı.
Toplantı ekip üyeleri için iş fikirlerin aktarımını sağlar. Dinlemeye Açıklık: İnsanlar, istedikleri husus karşılanmasa bile, dinlenmekten çok mutlu hissediyor.
Toplantı Yönetiminde Özellik Arz eden Hususlar;
Etkili toplantı nasıl yapılır?
Etkili ve verimli bir toplantı için öncelikle konunun dört ekseni olduğunu bilmemizde fayda var. Bunlar sırasıyla;
- Toplantıyı düzenleyen kurumun sorumluluğu
- Toplantıya ev sahipliği yapacak organizasyonun sorumluluğu
- Oturum yöneticisinin sorumluluğu
- Katılım sağlayacak olan katılımcıların sorumluluğu
Toplantı planının yürütülmesinden ve nihayet toplantının tüm başarısından oturum yöneticisi kadar, tüm katılımcıların da ortak sorumluluk sahibi oldukları mesajı alındı mı? Netice olarak bu dört önemli pencereden bakıldığında her bir başlığın en az yüzde 70 düzeyinde hazırlıklar örüntüsü kurulmuş olarak görülebiliyorsa, bu durumda işletmeler de üretimlerine gerçek manada katkı yapmaya dönük toplantılarla buluşmuş diyebiliriz.
Paylaşmak sevgidir, berekettir.