Yönetimin en önemli araçlarından biri hiç kuşkusuz ki, toplantılar. Peki. Toplantıları yeterince etkili ve verimli bir şekilde düzenleyip yönetebiliyor muyuz? İstenilen sonuçları ne ölçüde elde edebiliyoruz? Verimli toplantılar için nelere dikkat etmek gerekiyor?
Etkili ve verimli bir toplantı için öncelikle konunun dört ekseni olduğunu bilmemizde fayda var. Bunlar sırasıyla;
- Toplantıyı düzenleyen kurumun sorumluluğu
- Toplantıya ev sahipliği yapacak organizasyonun sorumluluğu
- Oturum yöneticisinin sorumluluğu
- Katılım sağlayacak olan katılımcıların sorumluluğu
1-Toplantı düzenleyen kurumun sorumluluğu:
Toplantı için bir plan hazırlamış mı?
Amaç açık şekilde belirlenmiş mi?
Belirlenen gündem, toplantının yer ve saati katılımcılara bildirilmiş mi?
Toplantıya kimlerin katılacağı diğer katılımcılara iletilmiş mi?
Toplantı için atılan bildirimler ilgililere ulaştı mı?
Toplantıya davet edilen katılımcıların dönüşleri sağlanıp kayıt altına alındı mı?
Oturumu kimin yöneteceği belirlendi ve kendisine hazırlık kaynakları sunuldu mu?
Toplantı yeri ve ortamı önceden görülüp, fiziki mekan etüdü yapıldı mı?
Toplantılara tam zamanında başlanabiliyor mu?
Toplantı öncesi başkan tarafından genel bir bilgilendirme sunuluyor mu?
Toplantı süresine sadık kalma anlayışı önemseniyor mu?
Öncesi varsa bu toplantıya ışık tutacak konu geçmişi özeti yapıldı mı?
Toplantıda görüşülen konular ve varsa alınan kararlar imza altına alınıp tutanağa dönüştürülüyor mü?
Toplantı sonuç raporu tüm katılımcılara duyuruluyor mu?
2-Toplantıya ev sahipliği yapacak organizasyonun sorumluluğu:
-Organizasyonu gerçekleştiren işletmenin bu konudaki deneyim düzeyi.
-Organizasyon yapmanın önemli tarafları yeterince test edilebilmiş mi?
-Toplantı çalışmasının genel fotoğraflaması doğru yapılabildi mi?
-Toplantı için gerekli olan fiziki ortam analizi sağlıklı şekilde yapılabildi mi?
3-Oturum yöneticisinin sorumluluğu:
Oturum yöneticisi organizasyonun kültürüne vakıf mı?
Oturum başkanı gündem konusuna yeterince hakim mi?
Oturum yöneticisi kendi temsil alanı açısından gerekli hazırlıklarını yaptı mı?
Toplantıda katılımcılara eşit düzeyde söz verme özenini sergileyebiliyor mu?
Zaman yönetimi için önce toplantıların yönetilmesi gerektiğini biliyor mu?
Katılımcıların süre kullanımlarını kontrol etme ve gelişen aksamaları inisiyatif alarak yönetme becerisi yeterince gelişmiş mi?
Katılımcıların gerçek katılımlarının zihinsel katılımları olduğunun bilincinde mi?
Katılımcıların ilgilerinin devamını sağlayacak ara bildirimleri sağlayabiliyor mu?
Kendisinin de aslında en etkili katılımcı olduğunu hissettirebiliyor mu?
Toplantı yönetiminin de tüm diğer beceriler gibi geliştirilebilir bir beceri olduğunu toplantı yöneticisi ne kadar biliyor?
4-Katılımcıların sorumluluğu:
Katılımcıların bu toplantı için bir hazırlık planları var mı?
Zaman yönetiminin ortak sorumluluk alanı olduğuna ilişkin farkındalıkları yeterince kurulmuş mu?
– Toplantı planının yürütülmesinden ve nihayet toplantının tüm başarısından oturum yöneticisi kadar, tüm katılımcıların da ortak sorumluluk sahibi oldukları mesajı alındı mı?
Netice olarak bu dört önemli pencereden bakıldığında her bir başlığın en az yüzde 70 düzeyinde hazırlıklar örüntüsü kurulmuş olarak görülebiliyorsa, bu durumda kurum veya işletmeler de üretimlerine gerçek manada katkı yapmaya dönük toplantılarla buluşmuş diyebiliriz.
Paylaşmak sevgidir, berekettir.