İşletme veya kuruluşlar için yakın dönemde çok değişik ve özellikle yenilikçi organizasyonel yapı tasarımı yaklaşımlarının, yönetim sistematiklerinin konuşulduğunu günümüz iş platformlarında bu konunun sürekli şekilde tartışmaya açıldığını biliyoruz.
Bununla beraber artık konvansiyonel yapıda örülmüş yönetim anlayışları yerine daha farklı, daha bilinçli ve dinamik organizasyon anlayışının içinde bulunduğumuz bilgi çağının tercihi olduğunu biliyoruz. Dolayısıyla rekabetin yüksek olduğu bu dönemde sürdürülebilir bir sistem yapısına sahip olmak artık birinci öncelik.
Diğer taraftan mal veya hizmet sunumu bakımından da hitap edilen müşterilerin beklentilerinin iyi, doğru analiz edilmesi ise, ikinci önemli husus olarak karşımıza çıkıyor.
Peki, bu tespitlerden hareketle işletmelerin işleyişinde üçüncü sıradaki çok önemli durum nedir? Dediğimizde de cevap olarak kuşkusuz; işletmelerin mevcut gelişmeler ışığında kendilerini, organizasyonel yapılarını sürekli yenilemeleri ve değişimi çok iyi yönetmeleri şeklinde belirecektir.
Ayrıca işletmenin mal ve hizmet üretimi itibariyle sektörel alanda hitap edeceği insanların çeşitli ihtiyaçlarına karşılamaya dönük ekonomik, teknik veya sosyal bir girişim olarak varlığını koruyup, gelişerek sürdürebilmesi, çetin rekabet koşullarına başarılı tepkiler verebilmesi bakımından, kullanacağı emek kapasitesi, mali imkan ve diğer kaynakları bünyesinde bulundurma durumu gibi faktörlerin tesirini de doğru okuyabilmesi yine kritik eşik değerinde.
Burada karşımıza çıkan durumda tam olarak, çok yönlü bir etkileşim yönetiminin söz konusu olduğunu söyleyebiliriz.
Temel yönetim bileşenlerine gelince,
- Planlama,
- Organizasyon kurma,
- Yönetme ve yönderlik,
- Koordinasyon oluşturma,
- Rehberliği de kapsayan bir kontrol.
Şeklindeki bir bileşen kümesi ile karşılaşıyor olacağız. Bu konuya değinmişken artık bu sıralamaya bir yeni alan daha eklenmeli diyorum ben. O alan ne mi? Değişim Yönetimi diyorum naçizane.
Değişim Yönetiminin başarıyla sergilenmesi bakımından ise;
Değişimin kabullenilmesi birinci en önemli adım olmakla beraber,
Değişimin tüm sorumluluğunun üstlenilmesi,
Tüm organizasyonun bu değişimi benimsemesi için planlı şekilde ve uygun araçlarla içten dışa aşağıdan yukarı bu sürecin işletilmesi için gerekli rehberlik ve öncülüğün sağlanması.
Sabırlı ve bütün bir iyimserlik sergilenmesi,
Değişim için gerekli öğrenme imkanlarının temin edilmesi,
Birim ölçeğinde de olsa aşılan mesafenin organizasyonun diğer bölümlerine aktarılması yönünde gönüllülük.
Hedeflenen yönde meydana gelmeye başlayan gelişmelerin (minimum ölçekte de olsa ) mutlaka teşvik unsurlar ile desteklenmesi,
Oluşabilecek hataların tolere edilmesi,
Ölçütler konup uygulamaların seyrinin izlenmesi.
Bu kadarı ile özetleyebileceğimiz bu değişim yönetimi becerilerinin azim ve kararlılıkla sergilenmesi bu sürecin olmazsa olmazı diyebiliriz.
Hepsinden öte işletmelerin her kademe yöneticilerinin de birer rol model olarak, değişimin gelişim için gerekli olduğuna ilişkin tereddütsüz bir duruş sergilemeleri ve değişimin benimsendiği alanda ise; kendi yönelimlerimizin mutlak uyumluluğunun yine Değişim Yönetimi için çarpan etkisi yüksek parametreler olacağı asla göz ardı edilmemelidir
Organizasyonların misyonlarını ve vizyonlarını gerçekleştirebilmeleri açısından hem genel-yakın çevre dinamiklerini iyi izleyip buna göre uyum sağlayacak önlemleri devreye almaları, öte yandan kendi yapısına da uzak ve yabancı kalmamaları bugün önceleri hiç olmadığı kadar önem taşıyor.
Diğer bir deyişle işletmeler dış çevre faktörlerini takip edip uyumu yakalamak ve sürdürmek için ilk önce kendisine yabancı ve uzak olmayacak. Dışardan kendisine bakmayı da çok iyi bilecek. Böylelikle içten dışarıya, aşağıdan yukarıya ve ileriye doğru bir yönelim kazanacak.
Şimdi bu konuyu biraz daha anlaşılır kılmak için şu soruları sormalıyız.
1.Bir kuruluşun içinde birkaç ünitenin standartları yakalaması veya aşması, tüm işletmenin gerçek manadaki başarısı için yeterli midir?
2.Oluşan çabalar, entegre durumda mı?
3.Çalışmaların yönü doğru istikamet ve hedef üzerine mi?
4.İyileştirme yapılabilecek alanları sürekli tarayıp, iş geliştirme sağlıyor muyuz?
5.Organizasyonun işleyişinde birimler arası korelasyon ne düzeyde etkin?
6.Birim ve üniteler arasında yeterli ölçüde sinerji sağlanabiliyor mu?
7.Birim Yöneticilerinin kavramsal, karar alma ve beşeri yetkinliklerinin kesişme noktası değerinde bulunan, bütünsellik anlayışı becerileri yeterli derecelerde mi?
8.Oluşan aksamaların nedenleri benimsenen strateji den mi, mi yoksa uygulama yetersizliği veya aksamaları eksenli mi?
9.Projeler rafta kalıyor mu,niçin?
10.Organizasyonun eşgüdüm karnesi nasıl?
Yine yeni bir açı kazanıp şu sorulara da değinmeliyiz,
1-Rahatlık alanımızı terk etmeden işletmenin tüm lokasyonları için doğru fotoğraflar elde etmemiz mümkün müdür?
2-Dikey organizasyonel yapılanma mı, yoksa düşey yapılanma mı, etkilidir?
3-İşletmenin organizasyon yapısı itibariyle iş analizi yeterli teknikte hazırlanmış mıdır?
4-Tüm görevler için gerekli yetkinlik tanımlamaları ile yeterlilikler ,standartlar norm esasına dayalı unvan sistematikleri doğru tanımlanmış ve eşleştirilmiş midir?
5-Tüm çalışanlar için (mavi-beyaz yaka ayrımı olmaksızın ) ortak kabul görecek işletme değerleri, değer önermeleri, işletme kültürü oluşturulabilmiş midir?
6-İşletmenin iletişim karnesi nasıldır?
7- Paydaşlarla iş birliği fırsatları aranıp, değerlendirilebiliyor mudur?
8-İşletme çalışanlarının bağlılıkları, memnuniyetleri ölçülüp, değerlendirilmekte midir?
9-İşletmenin kaynaklarını etkili ve verimli şekilde değerlendirme karnesi nasıl dır?
10-İşletmenin yol haritası kıymetinde olan stratejik planı çıkarılmış ve benimsenen uygulamalar gerçekleşme yönünde olup, izleme ve değerlendirmeler, önlem-revizyonlar bakımından planın öngörüleri çerçevesinde sağlanmakta mıdır?
Bu iki grupta sıraladığımız alanlar, konular ve dahası tüm hususlarda işletmenin bütün çıktıları bakımından ve bütünüyle işleyişi bakımından olsun en etkili etkileyen faktör nedir? Elbette ki işletmenin koordinasyon karnesindeki dereceleri olacaktır.
Planlama yapacaksınız, koordinasyon mutlak yanınızda bulunacak. Organizasyon yapısı kuracaksınız, koordinasyonun desteği olmazsa olmaz. Yönetim-yönderlik sergileyeceksiniz hakeza koordinasyonla beslenerek. Rehberlik ve kontrol sürecinin de ikiz kardeşleri elbette yine etkili koordinasyon etkisi ihtiyacını hissettirecek.
Koordinasyonun bu denli gerekli ve önemli bir yönetim süreci olduğuna ilişkin olarak yukarıda sıraladığımız bu tespitler ışığında yeterince farkındalığımız oluştu.
Şimdi yönetimin bu önemli bileşeninin tanımından itibaren, yönetim alanındaki kronolojisi, bugünkü mevcut algısal ve yürütmelerdeki tesir durumu yanında bu önemli yönetim alanının hangi usul ve yöntemleri izleyip uygulayarak sağlıklı bir biçimde, etkili şekilde oluşturulabileceğine biraz değinelim.
Öncelikle koordinasyon ne demek? Zaten kelimenin kendi içinde barındırdığı gibi: koordine etme, yani eş güdüm(uyumlu-beraber hareket etme)sağlamak manasını taşıyor. Yine bir cümlede:
Yönetimde metodolojik olarak belki çok öncelerden yer alsa bile, pratikteki yaygın kullanımı ve bu yönteme dayalı sistemsel yönelimler daha sonradan çoğalmış, elde edilen avantajların tecrübesiyle günümüz iş ve yönetim sahasında kendini daha etkili gösterdiği söylenebilir.
Kurum ve kuruluşların birçoğunda artık iç ve dış koordinasyon oluşturmak ve sürdürmek tabanı üzerine ve yine aynı ad ile tanımlı birimlerin kurulduğu, mevcut olanların ise kurumsal işleyişte önemli ölçüde yer tuttukları görülüyor.
Koordinasyon merkezleri, koordinasyon daireleri, koordinatörlükler adı altında tanımlanan eş güdüm sağlama birimleri oldukça etkin konumda faaliyet gösteriyorlar.
Birim olarak organizasyonlarda oldukça aktif bir saha olmakla, İnsan Kaynakları Yöneticisi, Koç, Kariyer ve Yetenek Yönetimi Uzmanı vb. meslekler gibi Mesleki Yeterlilik Kurumu bu alana da yönelik bir meslek için yeterlilik ve standart belirleme çalışması başlatırsa hiç şaşırmam. Mesela Kurumsal Koordinasyon Yönetimi Uzmanı gibi bir isimle tanımlanması çok da bu görev için uyumlu bir görev unvanı olur diye düşünüyorum. Çünkü yönetimin yukarıda değindiğimiz gibi önemli kabul edilen beş bileşeninden ve bu işlerin ikamesi rolüyle özgün mesleki potansiyeli bulunduğu aşikar.
Şimdi belli dönemlerde bu alanı deneyimlenmişken,
- Etkili koordinasyon birimlerce nasıl sağlanabilir.
- Bu alana ait hizmetleri yürütmek için mutlaka özgün (Koordinasyon Kurulları, Koordinasyon hizmetleri daireleri, koordinasyon müdürlükleri, koordinatörlükler, koordinasyon servisleri, koordinasyon ekipleri/takımları vb. gibi) yönetim birimleri ve mekanizmaları oluşturulmalıdır.
- Koordinasyon hizmetlerinin süreç haritası çizilmeli ve tüm uygulayıcılara organizasyonda bütünsellik ve uygulamalardaki yeknesaklık yolu tüm birimlerle paylaşılmalıdır.
- Koordinasyon çalışmalarını planlamak, uygulamak ve izleyip gerekli önlemleri karara bağlamak üzere koordinasyon ekipleri, koordinasyon kurulları oluşturulmalıdır.
- Tüm birimlerden katılımcı sağlanmalı ve katılımcılarla takvimi mutabakatla belirlenen aralıklarda bir araya gelinerek faaliyetlerin değerlendirilmesi için koordinasyon toplantıları düzenlenmelidir.
- Koordinasyon toplantılarının etkili ve verimli gerçekleşmesi bakımından da, bu kurul, takım veya ekiplerin çalışma usul ve esasları oluşturulmalı ve bu usul ve esaslar çerçevesinde koordinasyon çalışmaları yürütülmelidir.
- Koordinasyon toplantılarına belli aralıklarda da olsa stratejik liderler davet edilmeli ve bu ekiplerin tespit ve değerlendirmelerinin, ihtiyaç analizlerinin proje hamisine sunulmasına köprü sağlanması yanında, tepe yönetimince bu ekibe işletmenin-kuruluşun politikaları doğrultusunda paylaşımda bulunması temin edilmelidir.
- Koordinasyon toplantılarında görüşülen konular ve alınan kararlar tüm katılımcıların bu raporda imzaları bulunmak suretiyle işletmenin-kuruluşun ortak paylaşım alanlarında mutlaka deklare edilmelidir.
- İşletmenin taşra yapılanmasından da mutlaka katılımcı sağlanmalıdır.
- Alt birimlerin de belli periyotlarda kendi iş programları ve gerçekleşme durumlarının değerlendirilmesi, benzer yürütme alanlarındaki iş süreçleri üzerinde tecrübe ve çözüm yolları paylaşımı sağlamak, çözümü sağlanamayan konuların ise ortak değerlendirmeyle merkez birimlerine iletilmesi için kendi aralarında belirlenen ortamlarda bu kapsamda koordinasyon toplantıları yapmaları, bu toplantılarda da görüşülen hususlar ile çözümü sağlanamayan konuların toplantı notlarına imzalı olarak aktarılması ve konusuna göre merkez birimlerine ulaştırılması, yine ortak kurumsal portalda bu çalışma raporlarının duyurulması.
- Zaman zaman da tüm birim temsilcilerinin katılımıyla, gerek uzaktan bağlantı(video konferans yöntemi) gerekse yılda birkaç defa yüz yüzü görüşmeler yoluyla, iş programları üzerinde genel değerlendirmelerin yapılması, çözüme ihtiyaç duyulan hususların tespiti, çözüm için mevcut araçların ve alternatiflerin belirlenmesi, bu çözüm yolları üzerinden yapılacak seçim veya stratejik liderliğin insiyatif kullanımıyla gerekli kararların oluşması için tek merkezde koordinasyon çalışmalarının gerçekleştirilmesi. Bu çalışmalarında yine sekreterya birimlerince toplantı raporuna dönüştürülüp, çalışmada ele alınan konuların ve oluşan kararların duyurulması sağlanmalı, ayrıca çözüm bekleyen sorunların ise sorumlu birimlere de ilgilerine göre gerekli işlemlerin yapılması ve sonuçları bildirmelerine yönelik talimatlandırılması sağlanmalıdır.
- b) Bu alanda yönetim sergileyecek profesyonellerin hangi meslek bilgisi ve deneyimi ile becerilerine sahip olmaları gerektiği kısmına gelince;
- İletişim becerileri.
- İş birliği becerileri.
- Bütünsel bakış becerileri.
- Toplantı yönetimi becerileri.
- Çatışma yönetimi becerileri.
- Analitik düşünme becerileri.
- Karar alma becerileri.
- Puaktif çözüm (önlemeye dönük) uygulama becerileri.
- Uyumlaştırma teknikleri uygulama becerileri.
- İnsan ilişkileri yönetimi becerileri.
- Sinerji oluşturma becerileri.
- Temsil becerileri.
- Ekip/takım anlayışı sergileme becerileri.
- İnsanları anlama(duygusal zeka) becerileri.
- Sorun teşhisi ve tanımlama becerileri.
- Sorun karşısında uygun hareket tarzını belirleme becerileri.
- Temsil edilen alana ilişkin teknik bilgi ve beceriler.
- Protokol kuralları bilgisi ve uygulama becerileri.
- Durumun ilerisini görme (sezgisel kabiliyet, iç görü )becerileri.
- Yazılı ve sözlü aktarım(sunu ve yazma) becerileri
İşletme veya kuruluşların koordinasyon işlemlerini yürütmekle görevli (özellikle de yönetici rolündeki beyaz yaka çalışanların) personelin sahip olması gereken yetkinlikler diyebiliriz.
Paylaşmak sevgidir, berekettir.